Last updated: 15 June 2026 (v11)
TopTennis is a tennis club management app for organizing tournaments and tracking player statistics so players can improve their results. This policy explains what we collect, how it's used, and your rights under GDPR.
• Name, email, phone number (provided by you or your club admin).
• Profile photo (avatar), optional gender.
• NTRP rating, match history, tournament participation.
• App preferences (theme, language).
• Feedback reports you submit, including screenshots.
• AI assistant profile (collected voluntarily during onboarding with TopTennis Tour Concierge): playing hand, preferred courts or clubs, training frequency, tennis goals, whether you currently train with a coach, current academy and coach name, interest in tournaments, coaching budget. All fields are optional — you can skip any question.
• To organize tournaments and ladders, match you with appropriate opponents.
• To maintain match history and statistics so players can track their progress over time.
• To display club rankings and match results.
• To allow other players and tournament directors to contact you about matches.
• To personalise the AI assistant (TopTennis Tour Concierge) recommendations based on your playing style, goals and training situation.
• To improve the app based on your feedback.
• Other players: your name, NTRP rating, match history, profile photo.
• Tournament directors and admins: additionally your email and phone (to coordinate matches).
• Public landing pages (share links): show participant names + bracket. Email and phone are never displayed publicly.
• Court bookings: if you book a court through the app, your booking time, the court and your payment status are visible to other members of that club inside the app (names of who booked are shown to club managers).
• Payment links: tournament fees and paid bookings are collected via external payment links (Revolut). When you tap a PAY link you leave the app for the provider's page; your payment is handled by that provider under its own privacy policy. We only record whether a payment was claimed/confirmed, never card details.
• Nobody else. We don't sell data, don't run ads, don't share with third parties beyond the processors named in this policy.
We use Firebase Analytics (Google) to understand how the app is used and where players drop off, so we can improve it. We log anonymous usage events — for example: how you signed up (phone / email / Google), your NTRP level, whether a recorded match was singles or doubles, tournament registrations, linking Telegram, and posting a game request. These events are aggregated for product analytics and are subject to Google's standard Analytics retention. We do not use them for advertising.
When a match is completed and results confirmed, the following information is automatically published to the club's public Telegram channel (@toptennistour_results):
• Player names
• NTRP ratings
• Match score
• Rating changes
This channel is publicly accessible to anyone on Telegram. By playing matches in TopTennis, you agree to your match results being published there. If you wish to opt out or have a specific result removed, contact toptenniscy@gmail.com.
Personal Telegram messages: if you link your Telegram account, we also send you private messages via our bot (@TopTennisTourBot) — match-confirmed notifications, tournament reminders, waitlist moves and payment reminders. These go only to you. You can unlink Telegram or turn these off via the notification settings in your profile at any time.
If you provided a phone number, we may send you SMS reminders for tournament matches and payment deadlines via Twilio, a third-party SMS provider. Your phone number is shared with Twilio only to deliver those messages. Standard carrier message logs apply. Where you have linked Telegram, we prefer Telegram and fall back to SMS.
The in-app AI assistant uses Google Gemini to answer your questions and to generate tournament recaps and posters. When you chat with it, your messages and the context needed to answer (such as player names, coach and academy profiles, or tournament data) are sent to Google Cloud for processing. Your recent chat history is stored in our database for one day to keep the conversation going, then expires. Image generation (posters, quest images) is processed by the same service and the result is stored with the tournament/quest it belongs to.
Some clubs run their own court-booking and lighting systems (for example ebookingonline.net and famagustatc.com). If your club uses one and you choose to connect your account, you enter your login and password for that system once. We encrypt those credentials with Google Cloud KMS and store them in encrypted form; the app never shows them back to you. They are used only on a secure server to log in to your club's system on your behalf — to show you the live court grid and to make or cancel bookings you request. Your name and booking are submitted to that club's system, which has its own privacy terms. You can disconnect at any time, which deletes your stored credentials. If you give per-tournament consent ("lend my booking"), a club admin may also use your connected account to book courts for that tournament; every such booking is logged on the tournament and you can revoke the consent at any time before the booking runs.
A parent may request a guardian link to their child's account; the link becomes active only after an administrator approves it. An approved guardian can view and record the child's fitness measurements, book courts for the child (including connecting and using the child's own club booking account, stored encrypted under the child's profile), and register the child for tournaments. Either side can ask an administrator to remove the link at any time.
We send transactional emails — tournament registration confirmations with calendar (.ics) invites, email-verification and password-reset links — through an email delivery service. Your email address is used only to deliver these messages.
If you join an academy, its coaches and directors may record your physical fitness measurements (speed, agility, endurance, power, and related anthropometric data such as height, weight and biological age) to track your athletic progress. By joining an academy you consent to its staff recording and viewing this data; this is the legal basis for processing it. Only the club admin and staff of YOUR academy can see or record your fitness data — coaches of other academies cannot. If you do not belong to any academy, staff must obtain your explicit in-app approval (you confirm on your own device) before recording anything. Only the academy you currently belong to records and reads your fitness data. You can ask an admin to delete your fitness measurements at any time, and they are removed if you delete your account. You — or coaching staff — may build training programs from the club exercise library, including an AI-generated draft, which is informational guidance for general fitness (a human should review it) and is NOT medical advice. Coaching staff (a coach, director or admin) may build or edit a program for any player, not only players of their own academy. An assigned program and your completion log are stored under your profile and are readable by you, your guardian and coaching staff. Exercise demonstration videos are embedded from YouTube and play inside the app — opening one loads content from YouTube (a Google service), which may receive your device's IP address and standard request data under Google's own privacy policy. When staff add an exercise to the library they may also search YouTube for a demonstration video; the search text (an exercise name, no personal data) is sent to the YouTube Data API (Google). To tailor a program, you (or coaching staff building one for you) may optionally record training preferences — including areas to be careful with (e.g. an injured shoulder or elbow), focus, available time and age; this health-related context is stored under your profile and is readable by you, your guardian and coaching staff who can build your programs. To make a program more precise, the AI assistant may ask you brief questions and record your answers as training notes — for example an injury status, a goal or target date, an activity you dislike, or how a recent training block felt; these notes are stored under your profile, are readable by you, your guardian and coaching staff who can build your programs, and are used only to tailor your training (informational guidance, not medical advice).
Some match histories were imported from publicly available Telegram channels (Raketo Cyprus, Courtey) to preserve player history within the club. If you don't want your historical results displayed, contact toptenniscy@gmail.com — we'll remove them within 7 days.
Firebase (Google Cloud), EU region (eur3, multi-region Europe). Standard encryption in transit (TLS) and at rest. Images you upload (avatars, match and tournament photos, generated posters) are kept in Firebase Cloud Storage. When you share a tournament, match or player link, a small preview image and text may be generated and cached so that messengers (Telegram, WhatsApp) can render a link preview.
To keep you signed in reliably (especially on iOS and slow connections) we record a small marker in your browser's local storage and log anonymous events when an unstable sign-in session is detected and recovered. This is used only for troubleshooting authentication, not for tracking.
• Active accounts: stored while the account remains active.
• Deleted accounts: personal information (name, email, phone, photo) wiped within 30 days of request; match history retained in anonymized form.
• Feedback reports (with attached screenshots): kept for 2 years, then automatically deleted.
• Match history: retained indefinitely under your account; anonymized as "Player A" if you delete your account.
You can request deletion of your personal information (name, email, phone, profile photo) by contacting toptenniscy@gmail.com. To preserve the integrity of club records and your former partners' match histories, match results and ELO history may be retained in anonymized form (e.g. "Player A"). We respond to deletion requests within 30 days.
• Access or correct your data by contacting an admin.
• Request a full export of your data (JSON dump).
• Request anonymization or deletion of your account (see ACCOUNT DELETION).
If you're in the EU/EEA, you have the following rights under GDPR:
• Right of access (Art. 15): request a copy of your data.
• Right to rectification (Art. 16): correct inaccurate data.
• Right to erasure (Art. 17): request deletion (see ACCOUNT DELETION).
• Right to data portability (Art. 20): receive your data in machine-readable format.
• Right to object (Art. 21): object to processing based on legitimate interest.
Legal basis for processing: legitimate interest (organizing club activities) and consent (for optional features like avatar upload). To exercise any right, contact toptenniscy@gmail.com.
Questions or requests: toptenniscy@gmail.com
Обновлено: 15 июня 2026 (v11)
TopTennis — приложение для организации работы теннисного клуба: проведение турниров и ведение статистики, чтобы игроки могли отслеживать прогресс и улучшать результаты. Эта политика объясняет, какие данные мы собираем, как используем и какие у вас права согласно GDPR.
• Имя, email, номер телефона (вводите вы или администратор клуба).
• Фотография профиля, опционально — пол.
• Рейтинг NTRP, история матчей, участие в турнирах.
• Настройки приложения (тема, язык).
• Репорты обратной связи с скриншотами.
• Профиль для AI-ассистента (собирается добровольно при знакомстве с TopTennis Tour Concierge): ведущая рука, предпочитаемые корты или клубы, частота тренировок, цели в теннисе, наличие текущего тренера, академия и имя тренера, интерес к турнирам, бюджет на тренировки. Все поля необязательны — любой вопрос можно пропустить.
• Организация турниров и лестниц, подбор подходящих соперников.
• Ведение истории матчей и статистики — чтобы вы могли отслеживать прогресс.
• Отображение рейтинга клуба и результатов матчей.
• Чтобы другие игроки и директора турниров могли связываться с вами по поводу матчей.
• Персонализация рекомендаций AI-ассистента (TopTennis Tour Concierge) на основе вашего стиля игры, целей и тренировочной ситуации.
• Улучшение приложения на основе ваших отзывов.
• Другие игроки: ваше имя, рейтинг NTRP, история матчей, фотография.
• Директора турниров и администраторы: дополнительно email и телефон (для координации матчей).
• Публичные ссылки на турниры (`?tid=...`): показывают имена участников и сетку. Email и телефон публично никогда не отображаются.
• Бронирования кортов: если вы бронируете корт через приложение, время брони, корт и статус оплаты видны другим членам этого клуба внутри приложения (имя того, кто забронировал, показывается менеджерам клуба).
• Платёжные ссылки: турнирные взносы и платные брони оплачиваются через внешние платёжные ссылки (Revolut). Нажимая ссылку PAY, вы покидаете приложение и переходите на страницу провайдера; платёж обрабатывается этим провайдером по его собственной политике. Мы фиксируем только факт заявленной/подтверждённой оплаты, без данных карты.
• Никто другой. Мы не продаём данные, не показываем рекламу и не передаём третьим сторонам, кроме обработчиков, названных в этой политике.
Мы используем Firebase Analytics (Google), чтобы понимать, как используется приложение и на каких шагах отсеиваются игроки, и улучшать его. Мы фиксируем анонимные события использования — например: каким способом вы зарегистрировались (телефон / email / Google), ваш уровень NTRP, был ли записанный матч одиночным или парным, регистрации на турниры, привязку Telegram, публикацию заявки на игру. Эти события агрегируются для продуктовой аналитики и хранятся по стандартным правилам Google Analytics. Мы не используем их для рекламы.
После завершения матча и подтверждения результата следующая информация автоматически публикуется в публичном Telegram-канале клуба (@toptennistour_results):
• Имена игроков
• Рейтинги NTRP
• Счёт матча
• Изменения рейтинга
Канал общедоступен — его может просматривать любой пользователь Telegram. Участвуя в матчах TopTennis, вы соглашаетесь с публикацией ваших результатов. Если вы хотите отказаться от публикации или удалить конкретный результат, напишите на toptenniscy@gmail.com.
Личные сообщения в Telegram: если вы привязали свой аккаунт Telegram, мы также отправляем вам личные сообщения через бота (@TopTennisTourBot) — уведомления о подтверждении матча, напоминания о турнирах, перемещение из листа ожидания и напоминания об оплате. Они приходят только вам. Вы можете отвязать Telegram или отключить их в настройках уведомлений в профиле в любой момент.
Если вы указали номер телефона, мы можем отправлять вам SMS-напоминания о турнирных матчах и сроках оплаты через Twilio — стороннего SMS-провайдера. Ваш номер передаётся Twilio только для доставки этих сообщений. Применяются стандартные журналы оператора связи. Если вы привязали Telegram, мы предпочитаем Telegram и переходим на SMS только как резерв.
Встроенный AI-ассистент использует Google Gemini, чтобы отвечать на ваши вопросы и генерировать итоги турниров и постеры. Когда вы общаетесь с ним, ваши сообщения и контекст, нужный для ответа (например, имена игроков, профили тренеров и академий или данные турнира), отправляются в Google Cloud для обработки. Недавняя история чата хранится в нашей базе один день, чтобы продолжать диалог, затем удаляется. Генерация изображений (постеры, картинки квестов) обрабатывается тем же сервисом, а результат сохраняется вместе с турниром/квестом, к которому относится.
Некоторые клубы используют собственные системы бронирования кортов и управления светом (например, ebookingonline.net и famagustatc.com). Если ваш клуб использует такую систему и вы решаете подключить свою учётную запись, вы один раз вводите логин и пароль от неё. Мы шифруем эти данные с помощью Google Cloud KMS и храним их только в зашифрованном виде; приложение никогда не показывает их вам обратно. Они используются исключительно на защищённом сервере для входа в систему вашего клуба от вашего имени — чтобы показать вам живую сетку кортов и сделать или отменить бронь по вашему запросу. Ваше имя и бронь передаются в систему этого клуба, у которой есть собственные условия конфиденциальности. Вы можете отключить учётную запись в любой момент — при этом сохранённые данные удаляются. Если вы дадите согласие на уровне турнира («дать мой букинг»), админ клуба сможет использовать ваш подключённый аккаунт для бронирования кортов этого турнира; каждая такая бронь логируется на турнире, согласие можно отозвать в любой момент до выполнения.
Родитель может запросить связь-опекунство с аккаунтом ребёнка; связь активируется только после подтверждения администратором. Подтверждённый опекун может просматривать и вносить фитнес-замеры ребёнка, бронировать корты за ребёнка (включая подключение и использование собственного клубного аккаунта ребёнка, который хранится в зашифрованном виде в профиле ребёнка) и регистрировать ребёнка на турниры. Любая из сторон может попросить администратора удалить связь в любой момент.
Мы отправляем транзакционные письма — подтверждения регистрации на турнир с приглашением в календарь (.ics), ссылки для верификации email и сброса пароля — через сервис доставки почты. Ваш email используется только для доставки этих сообщений.
Если вы вступаете в академию, её тренеры и директора могут вносить ваши показатели физической подготовки (скорость, ловкость, выносливость, мощность и сопутствующие антропометрические данные — рост, вес, биологический возраст), чтобы отслеживать ваш спортивный прогресс. Вступая в академию, вы даёте согласие на то, что её персонал вносит и просматривает эти данные; это является правовым основанием для их обработки. Видеть и вносить ваши fitness-данные могут только администратор клуба и персонал ВАШЕЙ академии — тренеры других академий не могут. Если вы не состоите ни в одной академии, персонал обязан получить ваше явное подтверждение в приложении (вы подтверждаете на своём устройстве) перед любой записью. Вносит и читает ваши fitness-данные только та академия, в которой вы состоите сейчас. Вы можете в любой момент попросить администратора удалить ваши fitness-показатели; они также удаляются при удалении аккаунта. Вы — или тренерский персонал — можете составлять тренировочные программы из клубной библиотеки упражнений, в том числе AI-черновик: это информационная рекомендация по общей физподготовке (её следует проверить человеку), а НЕ медицинское назначение. Тренерский персонал (тренер, директор или администратор) может составить или изменить программу любому игроку, не только игрокам своей академии. Назначенная программа и журнал её выполнения хранятся в вашем профиле и доступны вам, вашему опекуну и тренерскому персоналу. Видео с демонстрацией упражнений встроены с YouTube и проигрываются внутри приложения — при открытии видео загружается контент с YouTube (сервис Google), который может получить IP-адрес вашего устройства и стандартные данные запроса согласно собственной политике конфиденциальности Google. При добавлении упражнения в библиотеку персонал также может искать демонстрационное видео на YouTube; текст поиска (название упражнения, без персональных данных) отправляется в YouTube Data API (Google). Для подбора программы вы (или тренерский персонал, составляющий её для вас) можете опционально указать параметры тренировки — включая зоны, которые нужно беречь (например травмированное плечо или локоть), фокус, доступное время и возраст; этот относящийся к здоровью контекст хранится в вашем профиле и доступен вам, вашему опекуну и тренерскому персоналу, который может составлять ваши программы. Чтобы программа была точнее, AI-ассистент может задавать вам короткие вопросы и записывать ваши ответы в виде тренировочных заметок — например статус травмы, цель или целевую дату, нелюбимую активность или то, как ощущался недавний тренировочный блок; эти заметки хранятся в вашем профиле, доступны вам, вашему опекуну и тренерскому персоналу, который может составлять ваши программы, и используются только для подбора тренировок (информационная рекомендация, не медицинское назначение).
Часть исторических матчей была импортирована из публично доступных Telegram-каналов (Raketo Cyprus, Courtey) для сохранения истории игроков в клубе. Если вы не хотите, чтобы ваши исторические результаты отображались, напишите на toptenniscy@gmail.com — удалим в течение 7 дней.
Firebase (Google Cloud), регион EU (eur3, multi-region Европа). Стандартное шифрование при передаче (TLS) и хранении. Загруженные вами изображения (аватары, фото матчей и турниров, сгенерированные постеры) хранятся в Firebase Cloud Storage. Когда вы делитесь ссылкой на турнир, матч или игрока, может генерироваться и кэшироваться небольшое превью (картинка и текст), чтобы мессенджеры (Telegram, WhatsApp) показывали предпросмотр ссылки.
Чтобы вы оставались в системе надёжно (особенно на iOS и медленных соединениях), мы записываем небольшой маркер в локальное хранилище браузера и фиксируем анонимные события, когда обнаруживается и восстанавливается нестабильная сессия входа. Это используется только для диагностики аутентификации, не для слежки.
• Активные аккаунты: хранятся пока аккаунт активен.
• Удалённые аккаунты: персональные данные (имя, email, телефон, фото) удаляются в течение 30 дней; история матчей сохраняется в анонимизированной форме.
• Отзывы (со скриншотами): хранятся 2 года, затем автоматически удаляются.
• История матчей: хранится бессрочно под вашим аккаунтом; анонимизируется как «Игрок A» если вы удалите аккаунт.
Вы можете запросить удаление своих персональных данных (имя, email, телефон, фото профиля), написав на toptenniscy@gmail.com. Чтобы сохранить целостность клубных записей и историю матчей ваших бывших партнёров, результаты матчей и история ELO могут быть сохранены в анонимизированной форме (например, «Игрок A»). Мы отвечаем на запросы удаления в течение 30 дней.
• Доступ или исправление данных — обратитесь к администратору.
• Запрос полного экспорта ваших данных (JSON).
• Запрос анонимизации или удаления аккаунта (см. УДАЛЕНИЕ АККАУНТА).
Если вы находитесь в EU/EEA, у вас есть следующие права согласно GDPR:
• Право доступа (ст. 15): запросить копию ваших данных.
• Право на исправление (ст. 16): исправить неточные данные.
• Право на удаление (ст. 17): запросить удаление (см. УДАЛЕНИЕ АККАУНТА).
• Право на переносимость (ст. 20): получить данные в машиночитаемом формате.
• Право возражать (ст. 21): возражать против обработки на основании законных интересов.
Правовое основание: законные интересы (организация клубной деятельности) и согласие (для опциональных функций — загрузка аватара). Чтобы воспользоваться любым правом, напишите на toptenniscy@gmail.com.
Вопросы и запросы: toptenniscy@gmail.com